¿Qué es la integración EDI y cómo hacer que funcione para usted?

La era del papeleo que consume tiempo y de la retranscripción manual de información quedó atrás. La digitalización está aquí para ayudarnos a acelerar la entrega de información, optimizar las operaciones comerciales y reducir el riesgo de error humano. Las empresas modernas se comunican directamente a través de sistemas especializados llamados EDI (Intercambio Electrónico de Datos) y las grandes empresas esperan que las más pequeñas se adapten y adopten esta tecnología. Ya seas un usuario experimentado de EDI o no tengas idea de lo que realmente significa, puedes aprovechar los beneficios de la digitalización.

En este blog, explicaremos cómo funciona la integración EDI en la práctica, basándonos en nuestra propia experiencia con empresas de diversas industrias. También responderemos algunas de las preguntas más frecuentes cuando se trata de integración EDI, como: ¿Debo convertir todos mis documentos al mismo formato, como EDIFACT? ¿Qué pasa si mi socio utiliza un sistema completamente diferente? ¿Cómo voy a realizar la transición? ¿Esto va a costar una fortuna?

Una digitalización eficiente puede ayudarte a convertirte en el socio comercial ideal, así que primero veamos qué significa EDI y en qué se diferencia de la integración EDI.

El Intercambio Electrónico de Datos es una forma de intercambiar documentos comerciales – como pedidos, envíos y facturas – como documentos electrónicos o digitales en lugar de documentos físicos en papel entre dos socios comerciales. Estos socios pueden ser tus proveedores, clientes, el gobierno o instituciones financieras: básicamente cualquier entidad con la que te relacionas. Es esencialmente una forma de automatizar los procesos comerciales clave para que ya no necesites ingresar datos manualmente y puedas usar ese tiempo extra para enfocarte en otras cosas más importantes.

La tecnología en sí no es nueva en concepto, ya que existe desde hace más de 50 años. Sin embargo, cómo se aplica esta tecnología hoy en día ha evolucionado significativamente. En el pasado, todos los sistemas EDI eran internos, en las instalaciones de la empresa, lo que significaba que eran bastante costosos y necesitabas tener un departamento de TI especializado para mantener y operar el sistema. Explicaremos esto con más detalle en la sección Tipos de integración EDI, más adelante.

Afortunadamente, la tecnología moderna nos ha permitido trasladar todo el proceso a la nube, lo que significa que tu solución EDI puede ser increíblemente flexible, adaptable a tus cambiantes necesidades comerciales, y mucho más fácil y rentable de usar que en el pasado.

EDI ya no es solo para grandes empresas que mueven grandes cantidades de datos diariamente: las pequeñas y medianas empresas (PyMEs) pueden experimentar tremendos beneficios de una integración EDI inteligente, y con todo el tiempo y dinero que tu empresa ahorrará tras implementar EDI, es posible que termines uniéndote a las grandes. Un excelente punto de partida sobre la integración B2B y cómo puede ayudar a tu empresa es nuestro artículo de blog que explica este tema en detalle.

Entonces, ¿qué ocurre cuando integras tu EDI, en comparación con mantener un sistema EDI no integrado?

El enfoque tradicional del EDI consistía en tener conexiones punto a punto separadas con diferentes socios y para diferentes necesidades. Necesitarías tener aplicaciones separadas, y esto resultaría de manera predecible en una gran complejidad con el tiempo a medida que el número de conexiones crecía cada vez más. Todo esto tendría que ser gestionado por tu equipo de TI (que, en cambio, podría estar dedicando su tiempo a hacer otras cosas útiles).

Una integración EDI, por otro lado, es una solución mucho mejor que el EDI independiente, ya que consolida todos estos procesos individuales en un solo lugar. Con un EDI integrado, puedes optimizar verdaderamente tus operaciones comerciales, intercambiando de forma rápida y sencilla todos tus documentos importantes con varios socios. Y lo mejor es que tú y tus socios no necesitan usar los mismos sistemas y formatos de documentos. Puedes seguir usando los que tienes o prefieres, y tu software de integración EDI los convertirá y traducirá para que ambas partes puedan usarlos fácilmente. La integración EDI es adecuada para muchas industrias diferentes, como manufactura, mayoreo y distribución, alimentos y bebidas, transporte y logística, por mencionar algunas.

A continuación identificaremos los tres tipos de integración EDI para que sepas cuál elegir cuando decidas implementar EDI en tu empresa.

La integración directa es la conexión punto a punto que ya mencionamos. Es una solución interna y en las instalaciones de la empresa que conecta tu ERP (Planificación de Recursos Empresariales) y tus socios comerciales mediante un protocolo específico.

Es un legado de las grandes corporaciones con miles de transacciones diarias y con suficientes recursos para cubrir el costo del mantenimiento del sistema.

En la integración indirecta, el intercambio de información ocurre mediante un "intermediario", que puede ser un tipo especial de red protegida llamada VAN (red de valor agregado) o puede ser una plataforma, como la que ofrecemos aquí en Omnizon. En este caso, tú y tus socios simplemente envían sus documentos, el "intermediario" realiza el trabajo de traducir y convertir el documento y luego lo exporta en el formato que deseas y has definido.

La integración EDI indirecta es la más adecuada para pequeñas y medianas empresas que buscan simplicidad y soluciones sin complicaciones.

Como su nombre lo indica, este es un tipo de integración que combina la integración directa e indirecta. Puedes mantener algunas de tus conexiones directas con ciertos clientes – por ejemplo, si ya tienes una conexión EDI directa con un cliente importante y has establecido un protocolo estandarizado que no deseas cambiar – y trasladar todas las demás comunicaciones a la solución indirecta que es más flexible.

Esto es más adecuado para empresas que desean mantener algunos procesos bajo su propio control directo, pero también significa que necesitas invertir más tiempo y dinero en tu solución EDI.

Es posible que seas una de las muchas empresas que prefieren gestionar sus propias operaciones de TI. Aquí es donde entra en juego la Plataforma de Integración EDI como Servicio (iPaaS). Su principal ventaja es que ofrece posibilidades prácticamente ilimitadas para el desarrollo interno independiente. Esta es una solución híbrida que, según nuestra experiencia, generalmente es más adecuada para empresas con un equipo de TI dedicado. En Omnizon hemos trabajado estrechamente con muchos equipos internos y hemos recopilado sus "deseos y peticiones" más recurrentes, e incluimos muchos de ellos en nuestra propia versión de iPaaS, Extended EDI iPaaS, algo que da a los usuarios una ventaja inicial y que nos diferencia de los proveedores estándar de iPaaS.

Los servicios gestionados de EDI consisten en una integración completamente gestionada, lo que la convierte en un tipo de conexión indirecta donde tus operaciones son administradas por un proveedor de servicios con experiencia.

Puedes leer más sobre estos dos tipos de integración en nuestro artículo donde explicamos todos los detalles y enumeramos las ventajas y desventajas de ambas soluciones.

Si eres una empresa que intercambia documentos con socios comerciales, puedes beneficiarte de la integración EDI. Cualquier empresa puede disfrutar de las ventajas universales de la integración EDI, tales como:

• reducción de la necesidad de ingreso manual de datos
• baja probabilidad de errores (sin ceros agregados accidentalmente ni fechas omitidas)
• visibilidad en tiempo real de los procesos comerciales
• colaboración mejorada con los socios
• ahorro de tiempo y dinero a largo plazo
• mayor eficiencia empresarial.

Ahora, veamos algunas ventajas específicas para nuestros clientes que utilizan los servicios de Omnizon, dependiendo del tamaño de su empresa y el nivel de digitalización con sus socios.

Muchas empresas utilizan un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) para enviar documentos como órdenes de compra, facturas y confirmaciones de envío a sus socios. Una solución EDI integrada hará que tu sistema ERP sea aún más efectivo, proporcionará beneficios adicionales y la buena noticia es que no se requiere ninguna personalización directa en tu sistema ERP existente. No necesitas cambiar nada en tu sistema porque nuestra solución se adapta a ti.

En Omnizon ofrecemos Enterprise EDI como base fundamental, pero además de eso podemos proporcionar acceso a un intuitivo Portal de Proveedores Web EDI. Esto significa que incluso si tus socios no tienen un sistema ERP o este no puede personalizarse, aún pueden enviarte documentos y aprovechar tu integración EDI. Solo necesitan acceder al portal de proveedores, abrir el documento en cualquier navegador y crear los documentos necesarios para enviarte de vuelta.

Algunos socios pueden expresar preocupaciones iniciales al cambiar a una nueva forma de hacer negocios, pero en la práctica, observamos que rápidamente se dan cuenta de lo mucho mejor y más sencillo que es trabajar con un sistema de integración EDI confiable.

Como ya hemos mencionado, tanto las grandes como las pequeñas empresas pueden beneficiarse de la integración EDI. En el caso de las grandes empresas, la integración EDI permite una comunicación mucho más sencilla con menos conexiones directas, una ubicación organizada y centralizada para una mejor visibilidad de los procesos comerciales, una adaptación más fácil y mayor flexibilidad, y menos mantenimiento de los sistemas EDI existentes.

Las pequeñas y medianas empresas sin una solución EDI previa pueden acelerar significativamente todo, desde encontrar el proveedor más conveniente y asequible hasta recibir pagos más rápido gracias al procesamiento más ágil de las facturas, lo que en sí mismo es un beneficio inmediato. Menos tiempo perdido = más dinero ganado. Además, es muy fácil incluir a tus socios en este proceso ya que es completamente gratuito para ellos hacerlo a través de nuestro portal de Proveedores. Y no se necesita conocimiento previo: todo es completamente intuitivo y siempre puedes contactarnos para obtener ayuda y orientación.

Para implementar una integración exitosa, el primer paso es organizar tus procesos comerciales, porque no puedes automatizar algo sin definir estos procesos en detalle. Luego debes comunicarte con tus socios y explicar los beneficios para ambas partes. Con tus socios, defines el protocolo y el formato de documentos para importación y exportación, y la plataforma realiza los ajustes necesarios.

Veamos un ejemplo de un cliente que ya usaba EDI, pero tenía dificultades para incorporar nuevos socios.

Este cliente utilizaba un sistema EDI heredado que era mantenido e implementado por un equipo de TI profesional. Esto significaba que cada vez que querían conectarse con un nuevo socio, necesitaban que un profesional de TI creara y agregara una nueva conexión punto a punto a su sistema EDI local existente. Este era un proceso complicado que costaba dinero, requería tiempo para implementarse y no era especialmente fácil de usar.

El cliente decidió migrar su EDI a la nube para obtener mayor escalabilidad y reducir la inversión en infraestructura de TI. Tras la integración EDI, ahora pueden agregar nuevos socios sin costo adicional, en comparación con el escenario anterior que requería una inversión cada vez. Además, a las empresas les gusta cooperar con empresas que ofrecen soluciones simples, por lo que la integración EDI también ha hecho que este cliente sea más competitivo y atractivo.

La integración EDI moderna está diseñada para evolucionar contigo y adaptarse a tus necesidades. Se lleva a cabo pensando en los desarrollos futuros y no dejará de brindar soporte cuando el sistema envejezca o falle, como ocurre con un número creciente de proveedores de sistemas heredados. Con la integración EDI, estás preparado para el futuro y puedes ser el socio confiable que tus socios necesitan.

Ayúdanos a ayudarte a hacer crecer tu empresa y posicionarte a la vanguardia. Estamos aquí para responder todas tus preguntas e inquietudes, para apoyarte en tu transición y ayudarte a sacar el máximo provecho de tu integración EDI.